Informacja z VIII posiedzenia Grupy Sterującej Ewaluacją RPOWP na lata 2014-2020

VIII posiedzenie Grupy Sterującej Ewaluacją RPOWP na lata 2014-2020 (GSE) odbyło się w dniu 26.06.2018 r. w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego przy ulicy
Poleskiej 89. Posiedzeniu przewodniczyła Pani Wioletta Dąbrowska Dyrektor Departamentu Rozwoju Regionalnego.

PRZEDMIOT POSIEDZENIA:

1. Ostateczne ustalenie i nadanie statusów (bazowych i bieżących), oraz ustalenie realizatorów wszystkich rekomendacji z badania pn. "Ewaluacja systemu realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020".
2. Konsultacje założeń badania ewaluacyjnego pn. „Ewaluacja mid-term dot. postępu rzeczowego RPOWP 2014-2020 dla potrzeb przeglądu śródokresowego, w tym realizacji zapisów ram i rezerwy wykonania”.

USTALENIA:

W kwestii punktu pierwszego posiedzenia, wcześniej podjęte próby obiegowego ustalenia wspólnego stanowiska w sprawie rekomendacji nie przyniosły spodziewanych rezultatów. W związku
z powyższym w pierwszej części posiedzenia odbyła się dyskusja, w wyniku której rekomendacjom
z badania pn. "Ewaluacja systemu realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020" ostatecznie zostały nadane statusy bazowe[1], ustalono realizatorów wszystkich rekomendacji, a także nadano statusy bieżące rekomendacjom. Podstawę do dyskusji stanowiły uwagi zgłoszone w trybie obiegowym.

1. W przypadku rekomendacji nr 1 dotyczącej zwiększenia potencjału zasobów kadrowych, zdecydowano o nadaniu jej statusu bazowego: rekomendacja zatwierdzona w całości (realizowana).
   Na spotkaniu dyrektorzy poszczególnych komórek organizacyjnych będących adresatami przedmiotowej rekomendacji przedstawili informacje na temat podjętych działań mających na celu wdrożenie tej rekomendacji. Reasumując: ogłoszono konkursy na wolne stanowiska urzędnicze (14 etatów), część konkursów zakończyła się zatrudnieniem (4 etaty), a pozostałe konkursy są w trakcie procedury.
   Rekomendacji nadano status bieżący: rekomendacja zatwierdzona w całości (realizowana).
   Termin wdrożenia rekomendacji ustalono na: 31.12.2018 r.
   Jako realizatorów/adresatów rekomendacji wskazano: Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Departament Rozwoju Regionalnego, Biuro Innowacyjności Przedsiębiorstw, Biuro Certyfikacji RPOWP 2014-2020 oraz Sekretarza Województwa Podlaskiego, któremu zostaną przekazane wyniki ewaluacji w celu wykorzystania w prowadzonej polityce kadrowej.
2.  W przypadku rekomendacji nr 2 dotyczącej zapewnienia wsparcia eksperckiego pracownikom, zdecydowano o nadaniu jej statusu bazowego: rekomendacja zatwierdzona w całości (realizowana). Dyrektorzy poszczególnych komórek organizacyjnych będących adresatami przedmiotowej rekomendacji potwierdzili, że do oceny projektów włączono pracowników departamentów merytorycznych UMWP, które nie są w systemie RPOWP 2014-2020 (m.in. DROW, DIT,DOS, DK). Ogłoszono zapytanie ofertowe na wybór radcy prawnego. Prowadzone są szkolenia zgodnie z Planem szkoleń oraz szkolenia indywidualne. Pracownicy zaangażowani we wdrażanie RPOWP 2014-2020 raz w roku zgłaszają potrzeby szkoleniowe, które następnie są ujmowane w Planie szkoleń na dany rok.
   Rekomendacji nadano status bieżący: rekomendacja zatwierdzona w całości (wdrożona).
   Jako realizatorów/adresatów rekomendacji wskazano: Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Departament Rozwoju Regionalnego, Biuro Innowacyjności Przedsiębiorstw, Wojewódzki Urząd Pracy, Stowarzyszenie Białostockiego Obszaru Funkcjonalnego oraz Zarząd Województwa Podlaskiego.
3. W przypadku rekomendacji nr 3 dotyczącej analizy systemu wynagrodzeń pracowników zajmujących takie same stanowiska w różnych referatach i departamentach zaangażowanych
   w realizację RPOWP 2014-2020, zdecydowano o nadaniu jej statusu bazowego: rekomendacja zatwierdzona w całości (wdrożona). Na posiedzeniu podano informację, że w grudniu 2017 r. dokonano przeglądu wynagrodzeń w departamentach zaangażowanych w realizację RPOWP 2014-2020 i zwiększono wynagrodzenia w przypadkach znacznych odstępstw od wynagrodzeń na podobnym stanowisku pracy.
   Status bieżący rekomendacji: rekomendacja zatwierdzona w całości (wdrożona).
   Jako realizatorów/adresatów rekomendacji wskazano: Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Departament Rozwoju Regionalnego, Biuro Innowacyjności Przedsiębiorstw, Biuro Certyfikacji RPOWP 2014-2020 oraz Sekretarza Województwa Podlaskiego.
4. W przypadku rekomendacji nr 4 dotyczącej zwiększenia motywacji pracowników, zdecydowano
   o nadaniu jej statusu bazowego: rekomendacja zatwierdzona w całości (wdrożona).Przedstawiciele kadry kierowniczej UMWP uczestniczący w posiedzeniu potwierdzili, że organizacja szkoleń kadry zarządzającej (dyrektorów i kierowników) z zakresu technik motywacji pracowników, budowania relacji z pracownikami, zarządzania zasobami ludzkimi itp. kompetencji miękkich jest działaniem o charakterze ciągłym. W 2017 r. zrealizowano sześć tego typu szkoleń, a do końca kwietnia 2018 r. - cztery. Raz w roku  organizowane jest spotkanie wszystkich pracowników UMWP. W ramach poszczególnych departamentów organizowane są wyjścia integracyjne.Ponadto pracownikom oferowane są płatne nadgodziny, udział w atrakcyjnych szkoleniach, konferencjach, wizytach studyjnych. Nagrody przyznawane są w systemie półrocznym. Promowane jest szczególne zaangażowanie pracowników.Kierownicy starają się wykorzystywać techniki związane z motywowaniem pracowników (np. wyznaczanie osób do realizacji istotnych zadań z punktu widzenia referatu/urzędu, powierzanie pracownikom uprawnień decyzyjnych w sprawach mniejszej wagi). Status bieżący rekomendacji: rekomendacja zatwierdzona w całości (wdrożona).
   Jako realizatorów/adresatów rekomendacji wskazano: Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Departament Rozwoju Regionalnego, Biuro Innowacyjności Przedsiębiorstw, Biuro Certyfikacji RPOWP 2014-2020.
5. W przypadku rekomendacji nr 5 dotyczącej opracowania przejrzystego i jawnego systemu premii za rzeczywiste efekty w pracy, zdecydowano o nadaniu jej statusu bazowego: rekomendacja zatwierdzona w całości (realizowana). Dyrektorzy poszczególnych komórek organizacyjnych będących adresatami przedmiotowej rekomendacji poinformowali, że przy przyznawaniu nagród kierują się głównie efektami pracy poszczególnych pracowników. Wysokość przyznawanych nagród uzależniona jest od stopnia wykonania wyznaczonych celów, np. kontraktacji, czy certyfikacji. Pracownicy informowani są o bieżących celach i premiowani według wykazanego zaangażowania w realizację tych celów.
   Rekomendacji nadano status bieżący: rekomendacja zatwierdzona w całości (wdrożona).
   Jako realizatorów/adresatów rekomendacji wskazano: Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Departament Rozwoju Regionalnego, Biuro Innowacyjności Przedsiębiorstw, Biuro Certyfikacji RPOWP 2014-2020 oraz Marszałka Województwa Podlaskiego, któremu zostaną przekazane wyniki ewaluacji w celu wykorzystania w dalszej pracy.
6. W przypadku rekomendacji nr 6 dotyczącej zapewnienia pracownikom odpowiednich warunków pracy poprzez doposażenie pomieszczeń i stanowisk pracy, zdecydowano o nadaniu jej statusu bazowego: rekomendacja zatwierdzona w całości (realizowana). Uczestnicy spotkania zgodnie przyznali, że działania, o których mowa w rekomendacji realizowane są w sposób ciągły. Realizacja zamówienia na meble i sprzęt komputerowy uzależniona od przetargu dla całego UMWP. Zamówienia na drobny sprzęt biurowy i materiały biurowe realizowane są na podstawie zamówień składanych przez poszczególnych pracowników, zgodnie z harmonogramami rocznymi znanymi każdemu pracownikowi.
   Rekomendacji nadano status bieżący: rekomendacja zatwierdzona w całości (wdrożona).
   Jako realizatorów/adresatów rekomendacji wskazano: Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Departament Rozwoju Regionalnego, Biuro Innowacyjności Przedsiębiorstw oraz Biuro Certyfikacji RPOWP2014-2020.
7. W przypadku rekomendacji nr 7 dotyczącej zapewnienia w departamentach kilku stanowisk komputerowych mających swobodny dostęp do Internetu, ale nie podłączonych do wewnętrznej sieci Urzędu, zdecydowano o nadaniu jej statusu bazowego: rekomendacja zatwierdzona w całości (realizowana). Dyrektorzy poszczególnych komórek organizacyjnych uczestniczący w posiedzeniu przyznali, że po zmianie systemu do filtrowania stron www opisany problem został rozwiązany.W przypadku pojawiających się trudności związanych dostępem do Internetu zgłaszanych przez pracowników poszczególnych referatów - na bieżąco są one rozwiązywane. Na spotkaniu poinformowano także, że w kwestii stworzenia w departamentach kilku stanowisk komputerowych mających swobodny dostęp do Internetu, ale nie podłączonych do wewnętrznej sieci Urzędu konsultowano się z Departamentem Społeczeństwa Informacyjnego, który potwierdził możliwość wprowadzenia takiego rozwiązania w razie potrzeby.
   Rekomendacji nadano status bieżący: rekomendacja zatwierdzona w całości (wdrożona).
   Jako realizatorów/adresatów rekomendacji wskazano: Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Departament Rozwoju Regionalnego, Biuro Innowacyjności Przedsiębiorstw, Biuro Certyfikacji RPOWP2014-2020, Departament Społeczeństwa Informacyjnego oraz Marszałka Województwa Podlaskiego.
8. W przypadku rekomendacji nr 8 dotyczącej skupienia odpowiedzialności za konkretne zadania w mniejszej liczbie komórek organizacyjnych IZ oraz IP, zdecydowano o nadaniu jej statusu bazowego: rekomendacja zatwierdzona w całości (realizowana).Przedstawiciele kadry kierowniczej uczestniczący w posiedzeniu poinformowali, że w kierowanych przez nich podmiotach dokonano przeglądu podziału zadań w celu jednoznacznego wskazania komórek odpowiedzialnych za ich realizację. Wskutek zidentyfikowania niejasnego podziału zadań, np. przy przygotowywaniu i opracowywaniu kryteriów wyboru projektów, dokonano zmian w Regulaminie Organizacyjnym UMWP. Zmieniono także dokumenty wdrożeniowe, np. kryteria wyboru projektów - mają nową procedurę przyjęcia.
   Rekomendacji nadano status bieżący: rekomendacja zatwierdzona w całości (wdrożona).
   Jako realizatorów/adresatów rekomendacji wskazano: Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Departament Rozwoju Regionalnego, Biuro Innowacyjności Przedsiębiorstw oraz Stowarzyszenie Białostockiego Obszaru Funkcjonalnego.
   Zgodnie z sugestią przedstawiciela WUP, podmiot ten został usunięty z grona adresatów przedmiotowej rekomendacji ze względu na strukturę organizacyjną uniemożliwiającą podjęcie działań, o których mowa w rekomendacji.
9. W przypadku rekomendacji nr 9 dotyczącej usprawnienia współpracy z LGD w zakresie oceny operacji w ramach RLKS poprzez kontynuację współpracy z LGD w formule instytucjonalnej z wykorzystaniem Podlaskiej Sieci LGD i kontynuację szkoleń dla pracowników biura i członków Rady LGD, zdecydowano o nadaniu jej statusu bazowego: rekomendacja zatwierdzona w całości (realizowana). Z informacji przekazanych przez DEFRR wynika, że w ramach wdrażania przedmiotowej rekomendacji zmieniono model współpracy z Lokalnymi Grupami Działania, tj. przeprowadzono warsztaty szkoleniowe kierowane do wszystkich LGD oraz potencjalnych beneficjentów z obszaru LGD (przeszkolono wszystkie LGD). Wprowadzono formę warsztatową organizowanych grupowych spotkań informacyjnych oraz spotkań indywidualnych z LGD i Wnioskodawcami (w przeprowadzonych spotkaniach wzięło udział 220 osób). Wzmocniono potencjał pracowników LGD poprzez opracowanie dokumentów pomocniczych/wzorów dokumentów niezbędnych w trakcie przygotowania dokumentacji aplikacyjnej (Działanie 8.6 – wzór Analizy wykonalności projektu, Działanie 8.6 – Przewodnik po warunkach udzielenia wsparcia). Zorganizowano przy współpracy z Podlaską Siecią LGD konferencje i szkolenia, w trakcie których wypracowane zostały schematy rozwiązań wdrażania RLKS (III kwartał 2017 r. oraz I kwartał 2018 r.). W trakcie konferencji przeprowadzono szkolenia merytoryczne członkom LGD w zakresie rewitalizacji oraz zasad wdrażania RPOWP 2014-2020. Z informacji uzyskanych od DEFS wynika, że w 2016 roku przeprowadzono 5 spotkań informacyjnych dla beneficjentów – Lokalnych Grup Działania - dotyczących poszczególnych typów projektów, jakie mogą być realizowane w ramach RPOWP 2014-2020. Łącznie w spotkaniach uczestniczyło 116 osób (z 12 LGD). W maju 2017 roku zorganizowano spotkanie informacyjne dla LGD, którego zamierzeniem było omówienie warunków udzielenia wsparcia z poszczególnych typów operacji, w celu poprawnej weryfikacji wniosków o dofinansowanie przez LGD, a także właściwego informowania beneficjentów, w jaki sposób powinni złożyć poprawne projekty. W spotkaniu uczestniczyło 30 przedstawicieli Lokalnych Grup Działania (z 12 LGD). W lutym 2018 roku przedstawiciele Referatu Wdrażania  RLKS wzięli udział w spotkaniu informacyjno - szkoleniowym dotyczącym ogłaszanych naborów wniosków w Stowarzyszeniu Suwalsko - Sejneńska Lokalna Grupa Działania, jako wsparcie eksperckie. Pracownicy udzieli odpowiedzi na pytania dotyczące zakresu wsparcia finansowanego z EFS.  Ponadto wystosowano pisma do LGD Sąsiedzi, Kanał Augustowski oraz Szlak Tatarski z informacją o gotowości uczestniczenia  pracowników Referatu Wdrażania RLKS  w organizowanych przez LGD spotkaniach informacyjno-szkoleniowych dla potencjalnych wnioskodawców.
   Rekomendacji nadano status bieżący: rekomendacja zatwierdzona w całości (wdrożona).
   Jako realizatorów/adresatów rekomendacji wskazano: Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Departament Rozwoju Regionalnego.W imieniu adresata przedmiotowej rekomendacji - LGD - wypowiedziały się departamenty DEFS i DEFRR mające w swoich strukturach referaty zajmujące się wdrażaniem RLKS, które prowadzą ścisłą współpracę z LGD. W zaistniałej sytuacji LGD został usunięty z grona adresatów przedmiotowej rekomendacji.
10. W przypadku rekomendacji nr 10 dotyczącej zapewnienia dodatkowego narzędzia pozwalającego pracownikom na szybkie zgłaszanie przypadków napotykanych trudności w realizacji Programu
    (w tym trudności proceduralnych), zdecydowano o nadaniu jej statusu bazowego: rekomendacja odrzucona. Wykonawca badania jako sposób wdrożenia rekomendacji zaproponował, by w zakresie obowiązków Rzecznika Funduszy Europejskich uwzględnić zadania związane z analizą, priorytetyzacją oraz określaniem możliwych rozwiązań problemów zgłaszanych przez pracowników wszystkich departamentów. Dyrektorzy poszczególnych komórek organizacyjnych uczestniczący w posiedzeniu jednomyślnie stwierdzili, że zaproponowany przez Wykonawcę badania sposób wdrożenia rekomendacji jest niemożliwy do realizacji. Zgodnie z materiałem informacyjnym opracowanym przez MIiR dotyczącym zasad funkcjonowania Rzecznika Funduszy Europejskich, jego zadaniem jest przyjmowanie zgłoszeń od wnioskodawców/beneficjentów, nie zaś od pracowników instytucji w systemie wdrażania RPO. Pracownicy mają możliwość w ramach ścieżki służbowej zgłaszać wszelkie problemy do swoich przełożonych, proponować zmiany, np. IW lub SZOOP. Dla każdego z tych dokumentów określona jest ścieżka postępowania w przypadku konieczności zgłoszenia zmiany. Status bieżący rekomendacji: rekomendacja odrzucona.
11. W przypadku rekomendacji nr 11 dotyczącej przeprowadzenia badania ewaluacyjnego dotyczącego oceny działań komunikacyjnych prowadzonych w ramach RPOWP 2014-2020, zdecydowano o nadaniu jej statusu bazowego: rekomendacja zatwierdzona w całości (realizowana). Przedstawiciel Regionalnego Obserwatorium Terytorialnego poinformował zebranych, że badanie ewaluacyjne pn. "Ocena wpływu działań informacyjno-promocyjnych na sprawność systemu wdrażania RPOWP 2014-2020" zostało wprowadzone do Planu Ewaluacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020. W kwietniu br. zostało uruchomione postępowanie przetargowe na wyłonienie wykonawcy badania. W maju wyłoniono wykonawcę badania. Obecnie trwa procedura związana z przygotowaniem umowy na realizację przedmiotowego badania.
    Rekomendacji nadano status bieżący: rekomendacja zatwierdzona w całości (realizowana).
    Termin wdrożenia rekomendacji ustalono na: 31.12.2018 r.
    Jako realizatora/adresata rekomendacji wskazano Departament Rozwoju Regionalnego.
12. Rekomendacje nr 12, 13, 14 i 15 dotyczą wdrożenia zarządzania procesowego w IZ RPOWP
    2014-2020. W przypadku każdej z tych rekomendacji zdecydowano o nadaniu statusu bazowego: rekomendacja odrzucona. Dyrektorzy poszczególnych komórek organizacyjnych uczestniczący w posiedzeniu zgodnie stwierdzili, że IZ RPOWP 2014-2020, ze względu na konieczność zapewnienia efektywności realizowanych procesów, nie może sobie pozwolić na tak gruntowne przebudowanie systemu na tym etapie wdrażania Programu. Jak zauważył ewaluator, liczba realizowanych procesów/czynności jest bardzo duża i IZ nie dysponuje zasobami finansowymi, organizacyjnymi ani kadrowymi do przeprowadzenia takich zmian. Należy także zauważyć, że obecny system i związane z nim dokumenty były podstawą do uzyskania desygnacji pozwalającej na wdrażanie Programu. Ich zmiana na tym etapie wdrażania Programu rodziłaby ryzyko braku spełnienia kryteriów desygnacji. Ponadto poziom dojrzałości instytucji jest obecnie zbyt niski na wprowadzenie pełnego zakresu zarządzania procesowego.
    Status bieżący rekomendacji: rekomendacja odrzucona.
    Bieżący status rekomendacji z badania pn. "Ewaluacja systemu realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020"

W drugiej części posiedzenia przedstawiono koncepcję i omówiono założenia badania ewaluacyjnego pn. „Ewaluacja mid-term dot. postępu rzeczowego RPOWP 2014-2020 dla potrzeb przeglądu śródokresowego, w tym realizacji zapisów ram i rezerwy wykonania”. Ogłoszenie przetargu
na wyłonienie wykonawcy przedmiotowego badania planowane jest na lipiec br. Podpisanie umowy
z wykonawcą przewidziane jest najpóźniej w IV kwartale 2018 roku i wtedy to ma rozpocząć się realizacja badania. Badanie ma potrwać do 01.04.2018 r. (jest to dzień przekazania ostatecznej wersji raportu końcowego z badania).

Rozważano następującą kwestię: czy w ramach badania należałoby zbadać  potencjał absorpcyjny każdej z osi priorytetowych RPOWP 2014-2020, czy zbadać potencjał absorpcyjny tylko wybranych osi priorytetowych, w ramach których może dojść do realokacji środków. W wyniku dyskusji ustalono, że  w ramach badania należy zbadać potencjał absorpcyjny wszystkich osi priorytetowych RPOWP 2014-2020, w ramach których możliwe mogłoby być dokonanie realokacji. Uzyskane w ten sposób informacje mogłyby bowiem stanowić podstawę do wnioskowania o wprowadzenie zmian w Programie.

Kolejną dyskutowaną kwestią był termin przekazania danych z monitoringu dotyczących postępu rzeczowego i finansowego wdrażania RPOWP 2014-2020. Zebrani stwierdzili, że na przekazanie danych właściwy będzie termin styczeń/luty.

Z uwagi na duże znaczenie przedmiotowego badania dla Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 zebrani zostali poproszeni o ponowne, bardzo wnikliwe przeanalizowanie zapisów OPZ i przesłanie ewentualnych kolejnych uwag mailem lub zgłoszenie telefoniczne bądź osobiste do dnia 02.07.2018 r. Otrzymane uwagi, po dokładnej analizie, zostały uwzględnione w OPZ.

[1] Ostateczne statusy bazowe zostały nadane rekomendacjom według stanu na początek kwietnia br.,
tj. po dokonaniu odbioru badania ewaluacyjnego.