V posiedzenie GSE 2014-2020 z dnia 28.04.2017 r.

V posiedzenie Grupy Sterującej Ewaluacją RPOWP na lata 2014-2020 (GSE) odbyło się w dniu 28 kwietnia 2017 r. w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego przy ulicy Poleskiej 89. Posiedzeniu przewodniczyła Pani Joanna Sarosiek – Dyrektor Departamentu Rozwoju Regionalnego.

PRZEDMIOT POSIEDZENIA:

1. Konsultacje założeń badania ewaluacyjnego pn. „Ewaluacja systemu realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020”,
2. Nadanie statusów rekomendacjom z badania ewaluacyjnego pn.: „Ocena bieżąca kryteriów
   i systemu wyboru projektów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020”.

USTALENIA:

Ad. 1.  W trakcie posiedzenia przedstawiono koncepcję badania ewaluacyjnego pn. „Ewaluacja systemu realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020”. Na spotkaniu zaznaczono, iż koncepcja była już dyskutowana na forum grupy
w dniu 1 sierpnia 2016 r. Przed uruchomieniem postępowania podjęto jednak decyzję o odłożeniu w czasie przedmiotowego badania, wynikającą ze zmian ustawy Prawo zamówień publicznych. W trakcie prezentacji poinformowano gremium, iż w ramach badania uwzględniono nowy obszar badawczy, tj. mapowanie procesów i organizacji stanowisk pracy, polegający na ocenie funkcjonowania procesów czyli działań i operacji oraz ich wzajemnych powiązań, mające na celu usprawnienie systemu wdrażania RPOWP. Ponadto w ramach spotkania ustalono, iż badanie uwzględni również ocenę systemu instrumentów RLKS oraz ZIT.

Ad. 2.     W zakresie rekomendacji nr 1 zdecydowano o nadaniu jej statusu: rekomendacja zatwierdzona częściowo (realizowana). Komplementarność jest aspektem branym pod uwagę przy planowaniu konkursów w ramach EFS i EFRR. Instytucja stara się zapewnić możliwość realizacji projektów synergicznych. Nie jest natomiast możliwe uwzględnienie  wszystkich czynników wskazanych w rekomendacji na etapie planowania konkursów, tj. wskaźników ram wykonania, zdolności wnioskodawców do aplikowania w ramach różnych, uzupełniających się konkursów oraz umożliwienie beneficjentom zapewnienia komplementarności działań podejmowanych w różnych projektach. Stąd konieczność zachowania pewnej hierarchii. Ustalono, iż najistotniejszym elementem planowania konkursów są ramy wykonania, z których Instytucja Zarządzająca jest rozliczana. W przypadku potencjalnych wnioskodawców ustalono, iż nie jest możliwe dostosowanie harmonogramu konkursów do możliwości absorpcyjnych wszystkich Wnioskodawców z uwagi na różnorodne potrzeby i możliwości samych wnioskodawców. Ponadto nie ma wiedzy na temat zainteresowania danej grupy Wnioskodawców konkursami w poszczególnych obszarach, stąd dotarcie do nich również jest utrudnione. Wskazano, iż mało realne jest dostosowanie terminu konkursów, do potrzeb wszystkich Wnioskodawców.

W zakresie rekomendacji nr 2 zdecydowano o nadaniu jej statusu: rekomendacja zatwierdzona w całości (realizowana).

Na spotkaniu poinformowano, iż poczyniono już działania w kierunku zwiększenia przejrzystości strony internetowej www.rpo.wrotapodlasia.pl. Na bieżąco będą kontynuowane działania wskazane w rekomendacji, w celu usprawnienia systemu informowania Wnioskodawców.

Przyjęto proponowane w rekomendacji rozwiązanie w zakresie ułatwienia dostępu do odpowiedzi udzielanych na zapytania wnioskodawców, które będą zamieszczane w jednym pliku z datą aktualizacji w nazwie, pogrupowane wg zagadnień, z datą dodania kolejnych odpowiedzi.
Ustalono, iż w celu zwiększenia zrozumiałości kryteriów oceny projektów w ramach EFS – zostanie przygotowany „przewodnik po kryteriach” zawierający niezbędne  objaśnienia w tym zakresie.

IZ zobowiązała się dołożyć wszelkich starań aby treść przygotowywanych przez instytucję dokumentów była zrozumiała, jasna i czytelna.

W zakresie rekomendacji nr 3 zdecydowano o nadaniu jej statusu: rekomendacja zatwierdzona częściowo (realizowana).  Z uwagi na specyfikę poszczególnych konkursów i rożne zasady naboru, ustalono, iż dostosowanie GWA w zakresie „dymków” wymagałoby ciągłej aktualizacji narzędzia, przy każdym ogłaszanym konkursie. Zwiększałoby to ryzyko błędów w związku z każdorazowym dostosowywaniem generatora do wymogów danego konkursu oraz wymagałoby zaangażowania jednego pracownika do realizacji tylko tego zadania, co nie byłoby działaniem racjonalnym.

W celu automatyzacji obliczeń w części budżetowej wniosku, IZ podjęła już stosowne kroki w celu wdrożenia przedmiotowej rekomendacji.

IZ wprowadziła listy wskaźników wymaganych w danym konkursie. W każdym Regulaminie konkursu wskazuje się listę wymaganych wskaźników na poziomie dokumentacji konkursowej.

Ustalono, iż zakres stosowanych w ramach Programu kryteriów nie pozwala na ujednolicenie sposobu ich wyboru w GWA. Nie wszystkie kryteria są weryfikowane jedynie na podstawie deklaracji, często potrzebne jest również uzasadnienie merytoryczne. Ponadto istnieje zagrożenie, iż zautomatyzowanie opcji wyboru kryteriów zaburzy świadomość Wnioskodawców, co do spełnienia określonych kryteriów.

W ramach dyskusji ustalono, iż brak jest możliwości techniczno-organizacyjnych w zakresie zrezygnowania z wniosków w wersji papierowej, na rzecz dopuszczenia możliwości składania wniosków jedynie w wersji elektronicznej  (koszty obsługi, podpis elektroniczny, ogromna liczba kontroli: UKS, NIK, MR żądające dokumentacji w wersjach papierowych). Mimo tego IZ świadoma rozwiązań istniejących w innych PO postara się przeanalizować stosowane rozwiązania i ich możliwość wdrożenia w regionie.

W zakresie rekomendacji nr 4 zdecydowano o nadaniu jej statusu: rekomendacja zatwierdzona częściowo.

W trakcie dyskusji stwierdzono, iż jak wynika z doświadczenia IZ, ocena na zasadzie „dwóch par oczu” umożliwia skuteczniejszą identyfikację pojawiających się błędów we wnioskach, co zwiększa bezpieczeństwo poprawności przeprowadzonej oceny.  Ponadto ocena formalna nie może być połączona z weryfikacją techniczną, ponieważ jest oceną kryteriów, które zgodnie z Wytycznymi w zakresie trybów wyboru projektów na lata 2014-2020 są oceniane przez dwie osoby.

Natomiast w kwestii negocjacji ustalono, iż IZ prowadzi negocjacje w kwestiach istotnych z punktu widzenia spełnienia kryteriów wyboru projektów. Kwestie drobne są zazwyczaj elementem negocjacji występującym obok kwestii merytorycznie istotnych. W obszarze działań finansowanych z EFRR: w trakcie oceny prowadzi się korespondencję z Wnioskodawcą celem doprecyzowania kwestii niezrozumiałych. Do podpisania Umowy zostawia się kwestie nie wpływające na spełnienie kryteriów i nie skutkujące odrzuceniem projektu.

Ustalono, iż Wynagrodzenie proponowane ekspertom jest adekwatne do specyfiki i zakresu ocenianych wniosków o dofinansowanie oraz doświadczenia ekspertów. Ponadto funkcjonujące stawki są zbieżne ze stawkami rynkowymi w tym obszarze.  Określanie wymagań dotyczących kwalifikacji i doświadczenia ekspertów, jest zgodne z wymogami zawartymi w ustawie wdrożeniowej. W ramach spotkania ustalono, iż dla zmniejszenia obciążeń „obsługą” ekspertów IZ wprowadzi umowy ramowe z ekspertami oraz zrezygnuje z żądania od ekspertów notarialnego poświadczania podpisu.

 W zakresie rekomendacji nr 5 zdecydowano o nadaniu jej statusu: rekomendacja zatwierdzona częściowo (realizowana).

Ustalono, iż połączenie kryteriów formalno-merytorycznych oraz merytorycznych dopuszczających ogólnych nie jest konieczne. Z punktu widzenia beneficjenta nie ma znaczenia sposób nazwania kryteriów ale charakter kryterium. Obecne nazewnictwo kryteriów nie powoduje problemów interpretacyjnych wśród Wnioskodawców dotyczących charakteru kryterium.  Nie wpłynie zatem istotnie na  sprawność procesu oceny. Wprowadzenie samej zmiany natomiast będzie czasochłonnym procesem. Ze względu na liczbę przyjętych dotychczas kryteriów i mogłoby sparaliżować proces ogłaszania konkursów W kwestii ewentualnego usunięcia warunku przyznania określonego odsetka maksymalnej liczby punktów, umożliwiającego zakwalifikowanie danego projektu do dofinansowania, w ramach spotkania ustalono, iż kryteria różnicujące są istotnym elementem oceny zapewniającym jakość realizowanej interwencji i osiąganie celów programu. Usunięcie wymogu nie wpłynie pozytywnie na jakość wybieranych projektów. Doprowadzi do stworzenia możliwości finansowania projektów słabych pod względem jakościowym, niedopracowanych przez beneficjenta w sposób wystarczający.

IZ zobowiązała się do podjęcia działań mających na celu poprawę nieprecyzyjnych sformułowań znajdujących się w nazwach lub definicjach kryteriów. Na bieżąco będą prowadzone działania korygujące w celu zapewnienia przejrzystego i sprawnego prowadzenia procesu oceny.

Ustalono, iż w ramach wdrażania Programu nie obserwuje się problemów wśród Beneficjentów dot. interpretacji wyrażenie „i/lub”. Forma ta stosowana była już w poprzedniej perspektywie finansowej. Zmiany w tym zakresie mogłyby doprowadzić do dezorientacji Wnioskodawców i wzrostu błędów we wnioskach o dofinansowanie. IZ zobowiązała się do prowadzenia bieżącego monitoringu osiąganych rezultatów stosowania kryteriów premiujących oraz występujących ewentualnych problemów w tym zakresie. Wskazany monitoring jest już na bieżąco wdrażany.

 W zakresie rekomendacji nr 6 zdecydowano o nadaniu jej statusu: rekomendacja zatwierdzona w całości.

IZ jest świadoma przyczyn niskiego zainteresowania potencjalnych wnioskodawców konkursami z zakresu wykluczenia społecznego oraz kształcenia zawodowego. Mimo tego ustalono, iż IZ zleci JE realizację ewaluacji wewnętrznej mającej na celu pogłębienie przedmiotowego problemu poprzez ankietyzację podmiotów integracji społecznej i szkół zawodowych. Jeżeli zagadnienie będzie wymagało oceny eksperckiej zostanie wpisane do zakresu badań obszarowych zaplanowanych do realizacji w perspektywie 2014-2020.