Informacja z VII posiedzenia Grupy Sterującej Ewaluacją RPOWP na lata 2014-2020

VII posiedzenie Grupy Sterującej Ewaluacją RPOWP na lata 2014-2020 (GSE) odbyło się w dniu 28.11.2017 r., w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego przy ulicy Poleskiej 89. Posiedzeniu przewodniczyła Pani Wioletta Dąbrowska Dyrektor Departamentu Rozwoju Regionalnego.

PRZEDMIOT POSIEDZENIA:

1. Dyskusja nad wnioskami i nadanie statusów rekomendacjom z badania pn.: „Ewaluacja systemu realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020”.
2. Prezentacja wyników badania „Ocena oddziaływania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 na gospodarkę regionu przy wykorzystaniu aplikacji HERMIN-Reg Podlaskie”.

USTALENIA:

W pierwszej części posiedzenia przedmiotem prac Grupy był projekt rekomendacji. W trakcie dyskusji uzyskano wyjaśnienia od Wykonawcy w obszarze proponowanych rekomendacji, zapisach sposobu i terminach wdrożenia rekomendacji z badania pn.: „Ewaluacja systemu realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020” zgodnie z „Wytycznymi w zakresie ewaluacji polityki spójności 2014-2020”, Rozdział 3 Przebieg procesu ewaluacji, Podrozdział 3.3 Rozpowszechnianie wyników ewaluacji, 3.4.3. Sekcja: Przyjmowanie i wdrażanie rekomendacji, pkt. 5.

1. W odniesieniu do propozycji rekomendacji 1 dotyczącej wzmocnienia potencjału zasobów kadrowych, Wykonawca zaleca zwiększenie liczby etatów pod warunkiem dostępności środków.

• Zaakcentowano możliwość zwiększenia liczby etatów pod warunkiem dostępności funduszy na wynagrodzenia.
• Podniesiono problem stosowania instrumentów rynku pracy (elastyczne formy zatrudnienia) w IZ, z uwagi na istniejące przeszkody formalne takie jak obowiązująca w instytucji polityka bezpieczeństwa informacji oraz przepisy prawne regulujące kwestie zatrudnienia
  w administracji samorządowej (brak spójności pomiędzy obowiązkiem przeprowadzenia konkursu na stanowisko pracownika samorządowego a polityką rynku pracy warunkującą zatrudnienie na czas określony po odbytym stażu w miejscu pracy).
• Wyniki ewaluacji zostaną przekazane Sekretarzowi Województwa (tym samym rozszerzono listę adresatów projektu rekomendacji) w celu ich wykorzystania w prowadzonej polityce kadrowej.

Termin wdrożenia rekomendacji zaproponowano na: 31.12.2018 r.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona w całości (realizowana).

2. W odniesieniu do propozycji rekomendacji 2 dotyczącej zapewnienia wsparcia eksperckiego pracownikom, Wykonawca zaleca wykorzystanie zasobów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego (UMWP) pozostających poza systemem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 (RPOWP), wyłonienie w drodze przetargu firmy zewnętrznej zapewniającej usługi eksperckie oraz przeprowadzanie cyklicznych szkoleń w wąskich dziedzinach.

• Polityka szkoleniowa RPOWP ewoluuje w kierunku wykorzystania wiedzy specjalistycznej pracowników urzędu (np. przy pracach wspierających opracowywanie kryteriów wyboru projektów konkursowych).
• Zaangażowanie firmy zewnętrznej do wsparcia pracowników na etapie oceny wniosków nie jest możliwe, IZ jest zobligowana do stosowania przepisów Ustawy wdrożeniowej, określającej warunki uczestnictwa eksperta w systemie wsparcia instytucji (Art. 49 Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie 2014-2020). Możliwość ewentualnego angażu firmy konsultingowej istnieje w sytuacji gdy firma dostarcza usługi stricte doradcze i usługi te są realizowane poza systemem oceny wniosków o dofinansowanie.

Dokonano zmian w adresatach projektu rekomendacji: pozostawiono IZ, zaproponowano dodanie IP, zrezygnowano z przypisania rekomendacji Zarządowi Województwa (tożsame z IZ).

Termin wdrożenia rekomendacji ustalono na: 31.12.2018 r.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona w całości (realizowana).

3. W odniesieniu do propozycji rekomendacji 3, wskazującej na niski poziom satysfakcji
   z otrzymywanego wynagrodzenia wśród pracowników poszczególnych biur/departamentów IZ, Wykonawca uznał za zasadne dokonanie przeglądu systemu płac, w celu identyfikacji, czy poziom wynagrodzenia w poszczególnych biurach/departamentach jest zbliżony do średniej zarobków wszystkich pracowników RPOWP 2014-2020 oraz między osobami zatrudnionymi na tych samych stanowiskach w różnych referatach/departamentach/wydziałach wykonujących podobne/tożsame zadania.

Polityka kadrowa, do której należy m. in. system płac, kompetencyjnie podlega pod Sekretarza Województwa. Uznając rekomendację za zasadną, IZ wystąpi do Sekretarza o możliwość przeprowadzenia analizy pod kątem wysokości wynagrodzenia za pracę przy uwzględnieniu stażu pracy i zakresu pełnionych obowiązków.

Za właściwego adresata projektu rekomendacji uznano Sekretarza Województwa Podlaskiego.

Termin wdrożenia rekomendacji ustalono na 31.12.2018 r.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona w całości.

4. W propozycji rekomendacji 4, dla której zakładanym celem jest zwiększenie motywacji pracowników, Wykonawca zaleca wprowadzenie szkoleń dla kadry zarządzającej z zakresu technik motywacji pracowników i budowania obopólnych relacji, wdrożenie działań mających na celu budowanie w pracownikach poczucia wspólnego celu, częstsze stosowanie finansowych
   i pozafinansowych gratyfikacji.

Brzmienie projektu rekomendacji pozostawiono bez zmian. Dodano adresata rekomendacji: IC.

Termin wdrożenia rekomendacji ustalono na 31.12.2018 r.

Rekomendacji nadano status:  zatwierdzona w całości (realizowana).

5. Identyfikując brak przejrzystości w zasadach przyznawania gratyfikacji finansowych, Wykonawca,
   w propozycji rekomendacji 5, zaproponował stworzenie transparentnego systemu premiowania pracowników za rzeczywiste efekty oraz nakłady pracy.

Uzgodniono podjęcie próby wspólnego (tzn. w ramach departamentów DRR, DEFRR, EFS) opracowania założeń systemu motywacyjnego dla pracowników.

Dodano adresatów projektu rekomendacji: Marszałka Województwa Podlaskiego oraz IC.

Termin wdrożenia rekomendacji ustalono na 31.12.2018 r.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona w całości.

6. W odniesieniu do propozycji rekomendacji 6 dotyczącej zapewnienia pracownikom odpowiednich warunków pracy, Wykonawca zaleca doposażenie stanowisk pracy w profesjonalny sprzęt zapewniający wygodę i bezpieczeństwo korzystania.

Zalecono opracowanie listy potrzeb i przesłanie jej do komórki odpowiedzialnej za zamówienia publiczne; organizacja przetargu powinna uwzględniać kryteria jakościowe (inne niż cenowe) lub bazować na szczegółowo skonstruowanych SIWZ/OPZ.

Dodano adresatów projektu rekomendacji: IC.

Termin wdrożenia rekomendacji ustalono na 31.12.2018 r.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona w całości (realizowana).

7. W odniesieniu do propozycji rekomendacji 7 dotyczącej sprawnego korzystania z Internetu, Wykonawca zaleca zapewnienie w departamentach IZ kilku stanowisk komputerowych mających swobodny dostęp do Internetu.

Za możliwe do zrealizowania i zgodne z polityką bezpieczeństwa Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego uznano stworzenie wybranych stanowisk komputerowych zapewniających bezproblemowy dostęp do sieci – co najmniej w zakresie umożliwiającym wykonywanie zadań służbowych.

Za właściwych adresatów projektu rekomendacji uznano IZ, IC oraz Marszałka Województwa Podlaskiego.

Termin wdrożenia rekomendacji ustalono na 31.12.2018 r.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona częściowo (realizowana).

8. W odniesieniu do propozycji rekomendacji 8 dotyczącej sprawnego korzystania z systemu SL, Wykonawca zaleca wprowadzenie aktualizacji oprogramowania oraz przeprowadzenie analizy problemów i trudności identyfikowanych przez użytkowników.

Wszelkie uwagi dotyczące systemu SL powinny być kierowane do administratora systemu, którym jest Ministerstwo Rozwoju. Do chwili obecnej pracownicy departamentów wdrożeniowych nie zgłaszali uwag do zastosowanych rozwiązań systemu.

Projekt rekomendacji, w formie pogłębionego wniosku, powinien być przeniesiony
z tabeli rekomendacji do treści raportu.

9. W odniesieniu do propozycji rekomendacji 9 dotyczącej uproszczenia drogi służbowej dokumentów wewnętrznych oraz szybkiego i sprawnego dostępu do informacji, Wykonawca zaleca umożliwienie dostępu do systemu EOD i Intranet osobom zatrudnionym zwłaszcza na umowę o pracę.

Wszyscy pracownicy posiadają stosowne uprawnienia dostępu do EOD oraz sieci Intranet w urzędzie. Z uwagi na sprawne działanie systemu obiegu dokumentów zdecydowano o rezygnacji z projektu rekomendacji.

10. W odniesieniu do propozycji rekomendacji 10 dotyczącej skupienia odpowiedzialności za konkretne zadania w mniejszej liczbie komórek merytorycznych IZ/IP, Wykonawca zaleca przeprowadzenie przeglądu podziału zadań i jednoznaczne wskazanie komórki wiodącej i komórek wspierających przy wykonywaniu określonego zadania; w razie zaistnienia potrzeby wsparcia – delegowania pracownika z komórek wspierających do współpracy z komórką wiodącą.

Za istotne uznano, aby komórka wiodąca przygotowywała pierwszą propozycję materiału, który następnie może być uzupełniany przez komórki wspierające. Komórka wiodąca powinna odpowiadać także za finalne przygotowanie danej czynności/zadania/procesu.

W ostatnim czasie, zostały zmodyfikowane i przyjęte przez Zarząd Województwa Podlaskiego zapisy regulaminu organizacyjnego pod kątem realizowania zadań związanych z wdrażaniem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020.

Termin wdrożenia rekomendacji ustalono na 31.12.2018 r.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona w całości (realizowana).

11. W kontekście powołania grup roboczych ds. zadań kluczowych (propozycja rekomendacji 11), Wykonawca zaleca organizację tzw. spotkań otwarcia przed rozpoczęciem konkretnego procesu lub zadania ze wszystkimi uczestnikami w największym stopniu zaangażowanymi w jego realizację.

Projekt rekomendacji uznano za pogłębiony wniosek i zdecydowano o przeniesieniu go do treści raportu.

12. Rekomendując kontynuację współpracy z LGD w formule instytucjonalnej z wykorzystaniem Podlaskiej Sieci LGD (propozycja rekomendacji 12), Wykonawca zwraca uwagę na wzmocnienie
    i zwielokrotnienie relacji między partnerami w Podlaskiej Sieci LGD oraz kontynuowanie szkoleń zewnętrznych z udziałem pracowników różnych referatów IZ – utrzymanie relacji nieformalnych
    z pracownikami biura LGD w celu umożliwienia wypracowania właściwych rozwiązań wdrażania RLKS.

Współpraca z Podlaską Siecią LGD w formule instytucjonalnej została oceniona korzystnie: LGD-y otrzymują pełną informację na temat najczęstszych problemów czy błędów formułowanych we wnioskach o dofinansowanie projektów. Zwrócono uwagę na konieczność zwiększenia szkoleń zewnętrznych kierowanych do pracowników i członków Rad LGD, ale finansowanych z ich własnych budżetów.

Termin wdrożenia rekomendacji ustalono na 31.12.2018 r.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona w całości (realizowana).

13. Zwracając uwagę na problemy we współpracy między IZ a LGD (na poziomie wdrażanie instrumentu RLKS) w propozycji rekomendacji 13, Wykonawca zwraca uwagę na m.in. kontynuację organizowania szkoleń merytorycznych przez pracowników IZ dla pracowników LGD oraz organizowanie spotkań
    w grupach roboczych.

Z uwagi na istotne podobieństwo  w treści wniosku i uzasadnienia z zapisami w punkcie 12 zdecydowano o całkowitej rezygnacji z projektu rekomendacji.

14. W odniesieniu do propozycji rekomendacji 14 dotyczącej zapewnienia dodatkowego narzędzia pozwalającego pracownikom na szybkie zgłaszanie przypadków napotykanych trudności w realizacji Programu, Wykonawca zaleca uwzględnić w zakresie obowiązków Rzecznika Funduszy zadań związanych z analizą, priorytetyzacją oraz określaniem możliwych rozwiązań problemów zgłaszanych przez pracowników wszystkich departamentów.

Identyfikowanie ewentualnych trudności (analiza ryzyka) jest przeprowadzana w ramach corocznego przeglądu procedur obowiązujących w RPOWP.

Za właściwych adresatów projektu rekomendacji uznano IZ, IC oraz Zarząd Województwa Podlaskiego.

Termin wdrożenia rekomendacji ustalono na 31.12.2018 r.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona w całości.

15. Rekomendując zmiany w IW IZ i IP, Wykonawca proponuje uszczegółowić zakres wszystkich zadań i obowiązków, jakie mają być wykonywane przez poszczególne komórki organizacyjne oraz instytucje; w przypadku zadań wynikających z kontaktów zewnętrznych i mających związek z RPOWP, całościową koordynację tych zadań powierzyć Referatowi Koordynacji w ramach DRR (propozycja rekomendacji 15).

Sposób wdrożenia polegający na „uszczegółowieniu zakresu zadań i obowiązków” uznano za zbyt ogólny. Ponadto nie zgodzono się z koniecznością całościowej koordynacji zadań wynikających z kontaktów zewnętrznych jednej komórki merytorycznej.  W związku z powyższym uzasadniano rezygnację
z projektu rekomendacji.

16. W odniesieniu do propozycji rekomendacji 16 dotyczącej potrzeby oceny działań komunikacyjnych prowadzonych w ramach RPOWP 2014-2020, Wykonawca zaleca przeprowadzenie badania ewaluacyjnego we wskazywanym zakresie.

Plan Ewaluacji zostanie zmodyfikowany w pierwszym kwartale 2018 roku.

 Termin wdrożenia rekomendacji ustalono na 31.12.2018 r.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona w całości.

17. W obszarze procedur zidentyfikowano problem zbyt długiego procesu podpisywania umów
    o dofinansowanie ze względu na konieczność wykonania procedury nakazującej IZ/IP (przed podpisaniem umowy) pozyskanie informacji z departamentu ochrony środowiska (propozycja rekomendacji 17). W związku z powyższym Wykonawca postulował odstąpienie od obowiązku weryfikowania czy wnioskodawcy nie zalegają z opłatami za korzystanie ze środowiska lub uelastycznienie tej procedury tak, by weryfikacja przebiegała równolegle z procesem fizycznego podpisywania umowy.

IZ zdaje sobie sprawę z trudności w stosowaniu części procedur. Jednakże działania proceduralne są odpowiedzią na uregulowania wynikające z przepisów prawa, a zatem nie jest możliwe zrezygnowanie z nich. W związku z powyższym projekt rekomendacji nie znajduje uzasadnienia i zaproponowano wykonawcy zrezygnowanie z umieszczania go w raporcie.

Bieżący status rekomendacji z badania dotyczącego systemu realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020:

Ostateczna wersja tabeli: Wnioski i rekomendacje z badania została zawarta w Załączniku 1 do Informacji.

W drugiej części posiedzenia zostały zaprezentowane wyniki badania ewaluacyjnego pn.: „Ocena oddziaływania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 na gospodarkę regionu przy wykorzystaniu aplikacji HERMIN-Reg Podlaskie”. Celem głównym badania było oszacowanie poziomu wpływu Programu na wzrost gospodarczy regionu. Został on zrealizowany poprzez wykonanie symulacji poziomu wpływu środków transferowanych w ramach Programu (z wykorzystaniem modelu HERMIN dla województwa podlaskiego) na m.in. tempo wzrostu gospodarczego, sytuację przedsiębiorstw w regionie, zwiększenie zatrudnienia, strukturę WDB oraz poziom życia ludności w regionie.

Model – uwzględnia specyfikę regionalną województwa podlaskiego w obliczeniach deflatorów WDB oraz w mechanizmie kalkulacji dochodów w sektorze gospodarstw domowych, bierze pod uwagę:

• oddziaływanie na gospodarkę regionu wydatków z budżetu UE przeznaczonych na rozwój infrastruktury podstawowej, zasobów ludzkich,
• bezpośrednią pomoc sektorowi przedsiębiorstw oraz na badania i rozwój (B+R)
• uwzględnia specyfikę gospodarki regionu przy konstruowaniu koszyka krajów - głównych partnerów handlowych województwa.

Symulacje przeprowadzane z wykorzystaniem aplikacji dają możliwość generowania wyników wpływu. Po wprowadzeniu danych o transferach użytkownik ma możliwość wygenerowania wyników wpływu na wybrane wskaźniki makroekonomiczne kwantyfikujące: poziom rozwoju gospodarczego, podażową stronę gospodarki, procesy konwergencyjne, rozwój społeczny odzwierciedlony poprzez sytuację na rynku pracy, strukturę gospodarczą, poziom życia ludności.

Wykorzystana aplikacja nie daje możliwości zmiany przyjętych założeń makroekonomicznych do modelu.

Główne założenia makroekonomiczne na lata 2015-2023 dla województwa podlaskiego przyjęte na potrzeby symulacji:

Uwag do raportu nie zgłoszono.