Informacja z VI posiedzenia Grupy Sterującej Ewaluacją RPOWP na lata 2014-2020

VI posiedzenie Grupy Sterującej Ewaluacją RPOWP na lata 2014-2020 (GSE) odbyło się w dniu 08.09.2017 r., w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego przy ulicy Poleskiej 89. Posiedzeniu przewodniczyła Pani Wioletta Dąbrowska Dyrektor Departamentu Rozwoju Regionalnego.

PRZEDMIOT POSIEDZENIA:

1. Prezentacja wyników badania pn.: „Wpływ RPOWP 2007-2013 na wzrost dostępności e-usług oraz wykorzystanie rozwiązań z zakresu technologii informacyjnych
   w instytucjach publicznych”.
2. Nadanie statusów rekomendacjom z badania.

USTALENIA:

Dokonano zmian w zapisach sposobu i terminach wdrożenia rekomendacji z badania zgodnie
z „Wytycznymi w zakresie ewaluacji polityki spójności 2014-2020”, Rozdział 3 Przebieg procesu ewaluacji, Podrozdział 3.3 Rozpowszechnianie wyników ewaluacji, 3.4.3. Sekcja: Przyjmowanie
i wdrażanie rekomendacji, pkt. 5.

1. W odniesieniu do rekomendacji 1 dotyczącej realizacji działań komunikacyjnych przez beneficjentów w kontekście projektów zrealizowanych w ramach IV osi priorytetowej RPOWP 2007-2013, Wykonawca stwierdza, iż celem działań powinno być zachęcenie potencjalnych użytkowników do skorzystania z rozwiązań powstałych w ramach projektu.

W sposobie wdrożenia Wykonawca przyjął zapis: „Beneficjenci (szczególnie ci, którzy wdrożyli
e-usługi) powinni przeprowadzić działania informujące i uświadamiające skierowane do użytkowników. Przekaz powinien zawierać informacje na temat sposobów i warunkach korzystania z oferowanych e-usług. Zaleca się skierowanie przekazu do mieszkańców województwa przy zastosowaniu języka korzyści, cech i zalet. Ponadto istotne jest właściwe określenie grupy odbiorców prowadzonych działań. Badanie dowiodło, że działania promocyjne w głównej mierze powinny być skierowane do ogółu społeczeństwa – nie tylko do osób obecnie korzystających z usług placówek medycznych czy klientów podlaskich urzędów”.

Dokonano zmiany w zapisie sposobu i terminu wdrożenia rekomendacji. Zaproponowano kontynuację działań informujących i uświadamiających skierowanych do użytkowników.

Obecny zapis ma brzmienie: „Kontynuacja przez Beneficjentów (szczególnie tych, którzy wdrożyli
e-usługi) działań informujących i uświadamiających skierowanych do użytkowników. Przekaz powinien zawierać informacje na temat sposobów i warunkach korzystania z oferowanych e-usług. Zaleca się skierowanie przekazu do mieszkańców województwa przy zastosowaniu języka korzyści, cech i zalet. Ponadto istotne jest właściwe określenie grupy odbiorców prowadzonych działań. Badanie dowiodło, że działania promocyjne w głównej mierze powinny być skierowane do ogółu społeczeństwa – nie tylko do osób obecnie korzystających z usług placówek medycznych czy klientów podlaskich urzędów.

Termin wdrożenia rekomendacji ustalono na: 31.12.2021 r.

Rekomendacji nadano status: rekomendacja zatwierdzona w całości (realizowana).

2. W odniesieniu do rekomendacji 2 dotyczącej prowadzenia działań uświadamiających, Wykonawca zwraca uwagę na konieczność zmian organizacyjnych – dostosowujących jednostkę (np. JST, szkołę, szpital) do wyzwań społeczeństwa informacyjnego. Jednocześnie uznaje za ważne, prowadzenie bieżącej weryfikacji i wsparcie procesów administracyjnych ukierunkowanych na poszukiwanie rozwiązań optymalizujących (np. rezygnacja z papierowej wersji dokumentacji).

W sposobie wdrożenia Wykonawca przyjął zapis:

„1. Należy prowadzić działania uświadamiające, prezentację dobrych praktyk i rozwiązań (podczas spotkań, konferencji, szkoleń itp.), ale też wspierać wymianę doświadczeń w tym zakresie (w tym doświadczeń międzynarodowych). Warto prowadzić też działania kierowane bezpośrednio do władz samorządowych i instytucji publicznych (promowanie kontaktów elektronicznych między urzędami, pozyskiwania informacji niezbędnych do procedowania spraw od innych instytucji za pomocą aplikacji i systemów).

2. Premiowanie - w ramach oceny projektów - wykazania wpływu planowanych systemów/aplikacji/e-usług na ograniczanie liczby składanych oświadczeń i załączników koniecznych do załatwienia konkretnej sprawy (w formie papierowej)”.

Dokonano zmiany w zapisie sposobu i terminu wdrożenia rekomendacji. Dodano adresata rekomendacji – Departament Społeczeństwa Informacyjnego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego /Partnerzy projektów zrealizowanych w ramach IV Osi RPOWP 2007-2013. W odniesieniu do IZ RPOWP 2014-2020 premiowanie zastąpiono ukierunkowaniem interwencji na wykorzystanie systemów/aplikacji/e-usług ograniczających liczbę dokumentów składanych w formie papierowej.

Obecny zapis ma brzmienie:

„Departament Społeczeństwa Informacyjnego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego /Partnerzy projektów zrealizowanych w ramach IV Osi RPOWP 2007-2013; IZ RPOWP 2014-2020.

1. Należy prowadzić działania uświadamiające, prezentację dobrych praktyk i rozwiązań (podczas spotkań, konferencji, szkoleń itp.), ale też wspierać wymianę doświadczeń w tym zakresie (w tym doświadczeń międzynarodowych). Warto prowadzić też działania kierowane bezpośrednio do władz samorządowych i instytucji publicznych (promowanie kontaktów elektronicznych między urzędami, pozyskiwania informacji niezbędnych do procedowania spraw od innych instytucji za pomocą aplikacji i systemów).
2. Ukierunkowanie interwencji na wykorzystanie systemów/aplikacji/e-usług ograniczających liczbę składanych oświadczeń i załączników koniecznych do załatwienia konkretnej sprawy (w formie papierowej)”.

Termin wdrożenia rekomendacji ustalono na: 30.06.2017 r.

Rekomendacji nadano status: rekomendacja zatwierdzona w całości (wdrożona).

3. W odniesieniu do rekomendacji 3, Wykonawca uznał za zasadne kontynuację rozwoju e-usług
   w zakresie administracji publicznej i zdrowia oraz wykonanie analizy możliwości przeprowadzenia konkursów tematycznych dotyczących kultury i edukacji.

W sposobie wdrożenia Wykonawca przyjął zapis: „Należy przeprowadzić analizę oceniającą zasadność i wykonalność organizacji konkursów tematycznych na tworzenie e-usług skierowanych tylko do instytucji kultury (projekty z zakresu digitalizacji zasobów muzealnych, wirtualne muzea, systemy sprzedaży usług kulturalnych) czy do instytucji edukacyjnych (e-biblioteki, e-learning, opracowanie e-materiałów edukacyjnych, wyposażenie szkół w sprzęt pozwalający na korzystanie
z e-materiałów). Z kolei rozwijając funkcjonalność e-usług (np. z zakresu e-administracji czy e-zdrowia) trzeba mieć na uwadze, by usługi te pozwalały na załatwienie danej sprawy w całości elektronicznie (poziom transakcyjny)”.

Dokonano zmiany w zapisie sposobu i terminu wdrożenia rekomendacji. Zrezygnowano z analizy dedykowanej instytucjom kultury i instytucjom edukacyjnym. Wprowadzono zapis o umożliwieniu instytucjom kultury i instytucjom edukacyjnym aplikowania w konkursach na tworzenie e-usług.

Obecny zapis ma brzmienie: „Należy umożliwić aplikowanie instytucjom kultury i instytucjom edukacyjnym w konkursach na tworzenie e-usług. Z kolei rozwijając funkcjonalność e-usług (np.
z zakresu e-administracji czy e-zdrowia) trzeba mieć na uwadze, by usługi te pozwalały na załatwienie danej sprawy w całości elektronicznie (poziom transakcyjny)”.

Termin wdrożenia rekomendacji ustalono na 31.03.2018 r.

Rekomendacji nadano status: rekomendacja zatwierdzona w całości (realizowana).

4. W odniesieniu do rekomendacji 4, Wykonawca zaproponował kontynuowanie dobrych praktyk
   z okresu programowania 2007-2013, w zakresie realizacji projektów partnerskich obejmujących strategiczne i bieżące konsultacje z partnerami (w tym, z wykorzystaniem technologii informacyjno-komunikacyjnych) oraz prowadzenie bieżących szkoleń podnoszących kompetencje pracowników administracji publicznej w zakresie obsługi systemów teleinformatycznych.

W sposobie wdrożenia Wykonawca przyjął zapis:

„1. Wykorzystywanie rozwiązań konsultacyjnych w zakresie współpracy partnerskiej wypracowanych w ramach projektów z IV osi priorytetowej (w tym narzędzi informatycznych).

2. Bieżące prowadzenie szkoleń z zakresu obsługi systemów informatycznych (w tym dostosowanie do zachodzących zmian i aktualizacji, rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów, optymalizowanie pracy)”.

Dokonano zmiany w zapisie sposobu i terminu wdrożenia rekomendacji. Wykorzystywanie rozwiązań konsultacyjnych zastąpiono informowaniem w zakresie współpracy partnerskiej wypracowanych
w ramach projektów z IV Osi priorytetowej. Zapis dotyczący prowadzenia szkoleń zastąpiono zachęcaniem do podnoszenia umiejętności z zakresu obsługi systemów informatycznych. 

Obecny zapis ma brzmienie:

„1. Informowanie o rozwiązaniach konsultacyjnych w zakresie współpracy partnerskiej wypracowanych w ramach projektów z IV Osi priorytetowej.

2. Zachęcanie do podnoszenia umiejętności z zakresu obsługi systemów informatycznych (w tym dostosowanie do zachodzących zmian i aktualizacji, rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów, optymalizowanie pracy)”.

Termin wdrożenia rekomendacji ustalono na 31.12.2018 r.

Rekomendacji nadano status: rekomendacja zatwierdzona w całości.

5. W odniesieniu do rekomendacji 5, zdaniem Wykonawcy można uniknąć wdrażania przestarzałych (mniej efektywnych) rozwiązań technologiczno-informacyjnych stosując elastyczne podejście do projektów dotyczących TIK, rozumiane jako żądanie wskazania funkcjonalności sprzętu, a nie jego wydajności, konkretnego modelu itp. Wydajność powinna być opisana przez pryzmat potrzeb
   i dostępnych środków finansowych, a nie poprzez konkretne wskaźniki.

W sposobie wdrożenia Wykonawca przyjął zapis:

„1. Umożliwienie na etapie wnioskowania wskazania tylko funkcjonalności sprzętu, a nie jego wydajności, konkretnego modelu itp. Parametry te powinny być dopiero określane na etapie dokonywania zakupów/zamawiania usług, tak by uzyskiwać możliwie jak najnowsze technologie.

2. Komunikowana już na etapie dokumentacji konkursowej możliwość modyfikowania wniosków, gdyby pojawiła się nowocześniejsza technologia (z wyłączeniem sytuacji w których nastąpiłoby zwiększenie budżetu projektu).
3. Informowanie wnioskodawców o konieczności aktualizacji dokumentacji projektowej w zakresie przewidzianych w projekcie technologii przed jej złożeniem (czasami zdarza się, że np. Studium Wykonalności jest wykonywane na kilka lat przed rzeczywistym złożeniem wniosku - w przypadku projektów z zakresu ICT wykorzystanie najnowszych technologii powinno być obowiązkiem wnioskodawcy)”.

Dokonano zmiany w zapisie sposobu i terminu wdrożenia rekomendacji. Całkowicie zrezygnowano
z zapisu proponowanego w pkt. 2; skorygowano numerację.

Obecny zapis ma brzmienie:

„1. Umożliwienie na etapie wnioskowania wskazania tylko funkcjonalności sprzętu, a nie jego wydajności, konkretnego modelu itp. Parametry te powinny być dopiero określane na etapie dokonywania zakupów/zamawiania usług, tak by uzyskiwać możliwie jak najnowsze technologie.

2. Informowanie wnioskodawców o konieczności aktualizacji dokumentacji projektowej w zakresie przewidzianych w projekcie technologii przed jej złożeniem (czasami zdarza się, że np. Studium Wykonalności jest wykonywane na kilka lat przed rzeczywistym złożeniem wniosku - w przypadku projektów z zakresu ICT wykorzystanie najnowszych technologii powinno być obowiązkiem wnioskodawcy)”.

Termin wdrożenia rekomendacji ustalono na 31.12.2018 r.

Rekomendacji nadano status: rekomendacja zatwierdzona w całości (realizowana).

Bieżący status rekomendacji z badania dotyczącego wpływu RPOWP 2007-2013 na wzrost dostępności e-usług oraz wykorzystanie rozwiązań z zakresu technologii informacyjnych
w instytucjach publicznych:

Ostateczna wersja tabeli: Wnioski i rekomendacje z badania została zawarta w Załączniku 1 do Informacji.