Informacja z IX posiedzenia Grupy Sterującej Ewaluacją RPOWP na lata 2014-2020

IX posiedzenie Grupy Sterującej Ewaluacją RPOWP na lata 2014-2020 (GSE) odbyło się w dniu 07.11.2018 r., w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego przy ulicy Poleskiej 89. Posiedzeniu przewodniczyła Pani Wioletta Dąbrowska Dyrektor Departamentu Rozwoju Regionalnego.

USTALENIA:

Efektem badania w zakresie oceny działań informacyjno-promocyjnych, wspierających funkcjonowanie systemu realizacji RPOWP 2014-2020 są propozycje usprawnień (rekomendacje). Opis sposobu wdrożenia rekomendacji ujmuje realizatorów, termin wdrożenia oraz status rekomendacji. Szczegóły uzgodnień dotyczących rekomendacji zostały przeniesione do Tabeli rekomendacji, który stanowi Załącznik do Informacji.

• Ewaluator zaproponował podjęcie działań w kierunku wzmocnienia segmentacji odbiorców działań informacyjno – promocyjnych w ramach Rocznych Planów Działań Informacyjno – Promocyjnych i Strategii Komunikacji na kolejny okres programowania (rekomendacja 1).

Ustalenia przyjęte przez GSE, w zakresie wdrożenia rekomendacji:

Ustalono realizatorów rekomendacji: DRR-IV, IP.

Termin wdrożenia rekomendacji: IV kwartał 2019.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona w całości.

• Ewaluator odnotował konieczność wprowadzenia zmian na portalu RPOWP oraz na podstronie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku dedykowanej Programowi (rekomendacja 2).

Ewaluator zalecił operowanie nazwą zamiast numerami naborów w przypadku publikowania aktualności tj.: „Ogłoszenia i wyniki naborów”, „Weź udział w szkoleniach i konferencjach”, „Wiadomości” na podstronie WUP w Białymstoku.

Ustalenia przyjęte przez GSE, w zakresie wdrożenia rekomendacji:

Ustalono realizatorów rekomendacji: DRR-IV, IP WUP.

Termin wdrożenia rekomendacji: IV kwartał 2019.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona częściowo.

• Badanie wykazało malejące zainteresowanie beneficjentów uczestniczeniem w spotkaniach informacyjnych i szkoleniach. Ewaluator zarekomendował zastosowanie alternatywnych form szkolenia jak na przykład publikowanie rejestrowanych spotkań, tutoriale, webinaria (rekomendacja 3).

Ustalenia przyjęte przez GSE, w zakresie wdrożenia rekomendacji:

Ustalono realizatorów rekomendacji: DRR-IV, DEFS, DEFRR, BPR.

Termin wdrożenia rekomendacji: IV kwartał 2019.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona w całości.

• W toku badania zidentyfikowano dwie różne postawy beneficjentów: zainteresowanie promocją własnych osiągnięć oraz unikanie dzieleniem się efektami przeprowadzonych projektów. Ewaluator zalecił wykorzystanie potencjału pierwszej grupy poprzez organizację „drugiej” fali promocji efektów projektów, za którą odpowiedzialni będą zainteresowani beneficjenci (rekomendacja 4).

Ustalenia przyjęte przez GSE, w zakresie wdrożenia rekomendacji:

Ustalono realizatorów rekomendacji: DRR-IV.

Termin wdrożenia rekomendacji: IV kwartał 2019 z zastrzeżeniem, że działania w tym zakresie będą podejmowane w sposób ciągły.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona w całości realizowana.

• Beneficjenci wysunęli szereg krytycznych uwag wobec spotkań informacyjnych i szkoleń wskazując na duży stopień ogólności, niepraktyczność, zbyt późną organizację, brak oczekiwanych kompetencji i szczegółowej wiedzy trenera. W opinii Ewaluatora należy zmienić charakter spotkań informacyjnych na bardziej praktyczny z uwzględnieniem najczęściej popełnianych przez wnioskodawców błędów, szkolenia powinni prowadzić praktyce.
  Ewaluator rekomenduje wprowadzenie zmian przy planowaniu szkoleń oraz stworzenie
  i wdrożenie standardów usług szkoleniowych (rekomendacja 5).

Ustalenia przyjęte przez GSE, w zakresie wdrożenia rekomendacji:

Ustalono realizatorów rekomendacji: DRR, DEFS, DEFRR, IP.

Termin wdrożenia rekomendacji: IV kwartał 2019.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona w całości (realizowana).

• Ewaluator zaproponował wzmocnienie merytoryczne pracowników Punktów Informacyjnych
  i udrożnienie kanału komunikacji z DEFS i DEFRR (rekomendacja 6) w związku z potrzebami informacyjnymi beneficjentów.

Ustalenia przyjęte przez GSE, w zakresie wdrożenia rekomendacji:

Ustalono realizatorów rekomendacji: DRR, PIFE, BPR, DEFS, DEFRR, IP.

Termin wdrożenia rekomendacji: II kwartał 2019.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona w całości.

• Zidentyfikowano zagrożenie osiągnięcia w 2023 roku wartości docelowej wskaźników:
• Liczba uczestników szkoleń dla potencjalnych beneficjentów w województwie podlaskim w ramach programu
• Liczba udzielonych konsultacji w ramach punktów informacyjnych na terenie województwa podlaskiego dotyczącego realizacji projektów
• Liczba odwiedzin serwisu internetowego RPOWP (wskaźnik produktu nr 10 w RPOWP)
• Znajomość celów, obszarów lub działań, na które przeznaczane są fundusze europejskie w województwie podlaskim.

Ewaluator zarekomendował zmianę wartości docelowych wskaźników (rekomendacja 7).

Ustalenia przyjęte przez GSE, w zakresie wdrożenia rekomendacji:

Ustalono realizatorów rekomendacji: DRR-IV.

Termin wdrożenia rekomendacji: II kwartał 2020.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona w całości.

• Badanie wykazało nieopłacalność publikowania ogłoszeń prasowych. Ewaluator zaproponował zrezygnowanie z tej formy działań informacyjnych (rekomendacja 8).

Ustalenia przyjęte przez GSE, w zakresie wdrożenia rekomendacji:

Rekomendacji nadano status: odrzucona. Płatne ogłoszenia prasowe są ogólnie mało wykorzystywaną formą działań skierowanych na informację i promocję Programu. Są stosowane w określonych, niezbędnych przypadkach jako jedna z form dotarcia do grupy odbiorców Programu. IZ RPOWP przewiduje sporadyczne stosowanie płatnych ogłoszeń prasowych, co najmniej do końca trwania perspektywy 2014-2020.

• Przekaz informacji o działaniach z zakresu integracji społecznej jest zbyt skomplikowany.
  W opinii Ewaluatora należy skupić się w promocji działań na historiach przemiany życia uczestników projektów, a także na doświadczeniach instytucji i organizacji realizujących projektu z zakresu integracji społecznej (rekomendacja 9).

Ustalenia przyjęte przez GSE, w zakresie wdrożenia rekomendacji:

Ustalono realizatorów badania: IP ZIT BOF, DRR-IV.

Termin wdrożenia rekomendacji: IV kwartał 2019.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona w całości.

• Ewaluator rekomenduje wcześniejsze przekazywanie informacji o przyznanych dotacjach do mediów (rekomendacja 10).

Ustalenia przyjęte przez GSE, w zakresie wdrożenia rekomendacji:

Ustalono realizatorów badania: DRR-IV.

Termin wdrożenia rekomendacji: IV kwartał 2018.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona w całości (wdrożona).

• Bardzo dużą popularnością cieszą się konkursy organizowane na profilu „Zmieniamy Podlaskie”, na portalu Facebook. Ewaluator proponuje organizację konkursów przy wykorzystaniu mediów społecznościowych (rekomendacja 11).

Ustalenia przyjęte przez GSE, w zakresie wdrożenia rekomendacji:

Ustalono realizatorów badania: DRR-IV.

Termin wdrożenia rekomendacji: IV kwartał 2019.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona częściowo (realizowana).

• Beneficjenci zwracają uwagę na zbyt specjalistyczny język stosowany w dokumentach programowych. Przykładem dobrej praktyki w przekazywaniu w prosty sposób informacji dotyczących realizacji projektu jest wydana przez UMWP broszura „Umowa podpisana. Co dalej”. W opinii Ewaluatora wartym kontynuowania działaniem jest publikacja broszur napisanych prostym językiem a dotyczących kwestii istotnych z punktu widzenia realizacji projektu (rekomendacja 12).

Ustalenia przyjęte przez GSE, w zakresie wdrożenia rekomendacji:

Ustalono realizatorów badania: DRR-IV.

Termin wdrożenia rekomendacji: IV kwartał 2019.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona częściowo (wdrożona).

• W toku badania wykazano niską popularność instrumentów finansowych. Ewaluator rekomenduje wzmocnienie akcji promocyjnych w zakresie instrumentów finansowych (rekomendacja 13).

Ustalenia przyjęte przez GSE, w zakresie wdrożenia rekomendacji:

Ustalono realizatorów badania: DRR-IV.

Termin wdrożenia rekomendacji: IV kwartał 2019.

Rekomendacji nadano status: zatwierdzona częściowo (wdrożona).

• Badanie wykazało potrzebę różnicowania działań informacyjnych skierowanych do beneficjentów (rekomendacja 14) z uwagi na potrzeby i odmienne doświadczenie w składaniu i realizacji wniosków.

Ustalenia przyjęte przez GSE, w zakresie wdrożenia rekomendacji:

Ustalono realizatorów badania: DRR-IV, DEFS, DEFRR, BPR, IP.

Termin wdrożenia rekomendacji: I kwartał 2019.

Rekomendacji nadano status:  zatwierdzona w całości (wdrożona).

W drugiej części spotkania, w trakcie konsultacji raportu metodologicznego z badania ewaluacyjnego pn.: „Ewaluacja mid-term dotycząca postępu rzeczowego RPOWP 2014-2020 dla potrzeb przeglądu śródokresowego, w tym realizacji zapisów ram i rezerwy wykonania”, członkowie GSE sformułowali  następujące ogólne uwagi:

• Desk reserach dokumentów należy przeprowadzić z uwzględnieniem kontekstu historycznego, tzn. dokumentów wyższego rzędu, na podstawie których opracowano i przyjęto ramy Programu.
• Należy doprecyzować opis modelowania ekonometrycznego (w kontekście planowanych do badania szeregów czasowych).
• Przed rozpoczęciem badania, a po zakończeniu Desk Research, zasadne będzie skonsultowanie zapisów scenariuszy wywiadów kierowanych do poszczególnych komórek merytorycznych.
• IZ oczekuje, że Wykonawca przeanalizuje wartości założone we wskaźnikach docelowych
  w każdej Osi i działaniu, dostarczając argumentów w kwestii ewentualnych przesunięć środków finansowych w ramach Programu,
• Przedstawiciele poszczególnych komórek merytorycznych zastrzegli zgłoszenie szczegółowych uwag merytorycznych do zaproponowanych przez Wykonawcę kwestionariuszy badawczych. Uzgodniono ich przekazanie w wersji elektronicznej, naniesionych w formie komentarzy bezpośrednio na dokumencie: Raport Metodologiczny, który będzie stanowił załącznik do protokołu.