Regulamin GSE FEdP 2021-2027

§1. Postanowienia ogólne
1.Grupa Sterująca Ewaluacją Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 (zwana dalej GSE) stanowi forum współpracy i koordynacji procesu ewaluacji.
2.GSE wykonuje swoje zadania w okresie realizacji Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 (zwanego dalej FEdP 2021-2027).
3.Organizacyjno – techniczne przygotowanie i obsługę posiedzeń GSE zapewnia Jednostka Ewaluacyjna (zwana dalej JE) funkcjonująca w referacie Regionalnego Obserwatorium Terytorialnego w Departamencie Zarządzania Funduszami i Programami Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego.
4.Lista imienna członków GSE oraz ich danych kontaktowych jest sporządzana i na bieżąco aktualizowana przez JE.
5.Adres korespondencyjny JE w zakresie obsługi GSE: rot@podlaskie.eu.

§2. Skład Grupy Sterującej Ewaluacją
1.Przewodniczącym GSE jest Zastępca Dyrektora Departamentu Zarządzania Funduszami i Programami nadzorujący pracę Jednostki Ewaluacyjnej FEdP 2021-2027 lub osoba wyznaczona przez niego w zastępstwie.
2.Grono stałych członków Grupy Sterującej Ewaluacją (GSE) tworzą:
1)Przedstawiciele departamentów/biur realizujących zadania Instytucji Zarządzającej FEdP 2021-2027:
a)Departamentu Zarządzania Funduszami i Programami;
b)Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego;
c)Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego;
d)Departamentu Innowacji i Przedsiębiorczości;
e)Biura ds. Rozwoju Lokalnego Kierowanego przez Społeczność/RLKS
f)Biura Instrumentów Finansowych.
2)Przedstawiciele Instytucji Pośredniczącej FEdP 2021-2027 – Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku.
3.Jeżeli przedmiot ewaluacji tego wymaga, do udziału w pracach GSE, w roli doradców, ekspertów zapraszani są
1)Przedstawiciele departamentów merytorycznych, zasadnych z punktu widzenia realizacji danego procesu ewaluacji;
2)Przedstawiciel Urzędu Statystycznego w Białymstoku
3)Eksperci zewnętrzni;
4)Przedstawiciele partnerów społecznych, gospodarczych i reprezentujących społeczeństwo obywatelskie, będący członkami KM FEdP 2021-2027.
4.W pracach GSE, w charakterze obserwatorów, mogą uczestniczyć inne osoby zainteresowane procesem ewaluacji, bądź wybranymi badaniami ewaluacyjnymi.
5.Członków GSE powołuje i odwołuje Przewodniczący GSE.
6.Członkowie GSE pełnią swoją funkcję osobiście. Członkowie GSE mogą oddelegować do udziału w pracach GSE stałych zastępców lub, jeżeli członek GSE nie może uczestniczyć w danym posiedzeniu, zastępców do udziału w konkretnym posiedzeniu.
7.Wyznaczenie zastępców, o których mowa w ust. 5 odbywa się poprzez przekazanie JE informacji mailowej na adres wskazany w §1 ust. 5.
8.Zmiana składu GSE może nastąpić z inicjatywy komórki delegującej członka/zastępcę lub na wniosek Przewodniczącego GSE. Zmiana odbywa się poprzez przekazanie JE informacji mailowej na adres wskazany w §1 ust. 5.
9.Członkowie GSE niebędący pracownikami Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego oraz osoby wymienione § 2 ust. 2 pkt 2)-4) pełnią swoją funkcję nieodpłatnie.
10.Członkowie GSE będący pracownikami Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego pełnią swoją funkcję w ramach obowiązków służbowych.

§3. Zadania Grupy Sterującej Ewaluacją
1.Do zadań GSE należy w szczególności:
1)Wsparcie JE przy opracowywaniu i aktualizacji Planu Ewaluacji FEdP 2021-2027;
2)Wsparcie przy rocznym przeglądzie Planu Ewaluacji FEdP 2021-2027;
3)Wsparcie JE przy formułowaniu zakresu ewaluacji, w szczególności konsultacje OPZ, w tym zgłaszanie uwag/propozycji do OPZ, zgodnie z posiadaną wiedzą merytoryczną;
4)Wsparcie JE w zakresie oceny raportów metodycznych, raportów końcowych z badania;
5)Formułowania propozycji i zakresu planowanych badań ewaluacyjnych;
6)Wsparcie JE w upowszechnianiu wyników badań;
2.Wsparcie przy monitorowaniu procesu wdrażania rekomendacji sformułowanych w wyniku przeprowadzonych ewaluacji i ich wykorzystaniu.
3.Do obowiązków Członków GSE należą:
1)Aktywne uczestniczenie w posiedzeniach;
2)Delegowanie na posiedzenie zastępcy Członka, w przypadku braku możliwości wzięcia udziału w posiedzeniu przez Członka GSE (w takiej sytuacji zastępca Członka przejmuje obowiązki Członka GSE, o których mowa w pkt. 1 i 3);
3)Zapoznawanie się z dokumentacją dotyczącą zagadnień omawianych
na posiedzeniu;
4.Członkowie GSE i ich zastępcy mają prawo do:
1)Dostępu do dokumentów odnoszących się do zagadnień rozpatrywanych przez GSE;
2)Proponowania rozwiązań usprawniających realizację procesów ewaluacyjnych;
3)Zgłaszania uwag i propozycji do wszelkich materiałów i zagadnień, będących przedmiotem posiedzeń GSE, oceny wstępnych wersji OPZ, raportów metodycznych, raportów końcowych, konsultowania pozostałych założeń/wyników zadań, opracowań, analiz, sprawozdań wpisujących się w proces realizacji FEdP 2021-2027;
4)Dyskusji i wyrażania opinii w sprawie dokumentów rozpatrywanych przez GSE;
5)Wnioskowania o zaproszenie na posiedzenie osób właściwych ze względu na rozpatrywaną sprawę;
6)Wnioskowania o przeprowadzenie weryfikacji stopnia realizacji wybranych rekomendacji pochodzących z badań ewaluacyjnych.

§4. Organizacja pracy Grupy Sterującej Ewaluacją
1.Terminy posiedzeń GSE nie są stałe i wynikają z bieżących potrzeb.
2.Na posiedzenia GSE zapraszani są wybrani członkowie GSE, o których mowa w §2 ust 2 oraz w razie potrzeby doradcy/eksperci o których mowa w §2 ust. 3, którzy ze względu na charakter zadań zawodowych realizowanych w związku z wdrażaniem FEdP 2021-2027, posiadają wiedzę merytoryczną związana z tematem posiedzenia. O zaproszeniu na posiedzenie GSE konkretnych osób decyduje Przewodniczący GSE.
3.Informacja o trybie posiedzenia oraz dacie i miejscu posiedzenia w przypadku trybu wskazanego w §5 ust 1, pkt. 1) i 2) jest przekazywana osobom, o którym mowa w ust. 2 drogą elektroniczną.
4.Materiały będące tematem obrad przekazywane są uczestnikom GSE, o których mowa w ust. 2 drogą elektroniczną, w terminie umożliwiającym zapoznanie się z ich treścią.
5.Decyzje członków GSE podejmowane są w drodze konsensusu, a w przypadku
nie osiągnięcia konsensusu głos decydujący należy do Przewodniczącego.

§5. Tryb pracy Grupy Sterującej Ewaluacją
1.Dopuszcza się możliwość zwoływania posiedzenia GSE FEdP 2021-2027, w trzech trybach:
1)w trybie stacjonarnym,
2)w trybie on-line na platformie do spotkań on-line (np. ZOOM, Ms Teams),
3)w trybie obiegowym (poprzez wysłanie i uzyskanie informacji zwrotnej za pośrednictwem korespondencji elektronicznej).
2.Sposób postępowania w trybie obiegowym, o którym mowa w ust. 1 pkt. 3):
1)JE przesyła pocztą elektroniczną materiały, będące przedmiotem konsultacji do wszystkich członków, z zastrzeżeniem §4 ust.4 i wyznacza datę na przesłanie uwag, opinii, stanowiska, itp.
2)JE przygotowuje zestawienie uwag, opinii, stanowisk, o których mowa w pkt. 1).
3)JE może przeprowadzać konsultacje z poszczególnymi autorami uwag, opinii, stanowisk, itp. o których mowa w pkt. 1), celem wyjaśnienia wątpliwości, wypracowania wspólnego stanowiska itp.
4)Przewodniczący GSE akceptuje ostateczne zestawienie uwag, opinii, stanowisk, itp. wypracowanych w trybie obiegowym, o których mowa w pkt. 1) i 2).
5)Za wdrożenie ustaleń będących wynikiem uzyskania uwag, opinii, stanowisk, itp. o których mowa w pkt. 1) odpowiada JE.
6)Z posiedzenia GSE, JE sporządza informację w zakresie przedmiotu spotkania, którą zamieszcza na stronie JE, pod adresem rot.podlaskie.eu.

§6. Poufność danych i informacji
1.Członkowie GSE i ich zastępcy oraz uczestnicy, o których mowa §2 ust. 3 zobligowani są do zachowania poufności i nieprzekazywania osobom trzecim informacji i dokumentów omawianych na posiedzeniach GSE.
2.Uczestnictwo w posiedzeniu GSE oznacza akceptację niniejszego Regulaminu,
w tym zobowiązanie się do zachowania zasady poufności, o której mowa w ust. 3.
3.Link do Regulaminu, jest każdorazowo rozsyłany w korespondencji elektronicznej zapraszającej do udziału w posiedzeniu.

§7. Postanowienia końcowe
1.Za opracowanie Regulaminu GSE oraz wszelkie jego zmiany, wynikające z bieżących potrzeb, odpowiada JE.
2.Regulamin i jego zmiany podlegają akceptacji Przewodniczącego GSE.
3.Każdy Członek GSE, o którym mowa w §2 ust 2 ma prawo zgłaszania propozycji zmian do Regulaminu.
4.Propozycje zmian, o których mowa w ust. 3 mogą być zgłaszane drogą elektroniczną, na adres wskazany w §1 ust 5.
5.Regulamin wchodzi w życie z dniem jego akceptacji przez Przewodniczącego GSE.

Zatwierdzam, 28.11.2024 r.
Wioletta Dąbrowska
Przewodnicząca GSE FEdP 2021-2027
Zastępca Dyrektora
Departament Zarządzania
Funduszami i Programami